对于专业展来说，展览的时间十分重要。如果展览时期恰好是该行业的繁荣时期，展览的效果自然会好。故通常在年初或年底的展览比较受欢迎，因为这个时候通常是企业制定计划的时间，企业的参展或参观都有可能对双方有所影响。场地，也同样至关重要，展览会的场址是吸引参展商和观众的重要影响因素，直接关系着产品的市场。
展览会的组织者是展览会中的灵魂，的组织者意味着展览会成功了一半。
三、做好预算
参展企业做好参展预算十分重要，如果计算得当并有连续性，那么商贸展览会对于小企业来说是很好的投资。
在制定预算时，需要记住的项目是：展台空间、建造拆除、特别的广告赠品、运输费用、视听器材、电力开支、电话服务、附属材料、人员费、广告、机票和酒店住宿等。当决定了成本以后，要准备一份工作单来分析经济状况：投资的回报如何？回报等于总销量除以展览的总支出。每个销售带头人的成本是多少？这等于展览的总支出除以销售带头人的数量。
四、寄发请柬
为了取得展会成功，应发出一些请贴。注意你的展台和一些有关的新服务项目和新产品消息，并与你的客户或潜在的客户共同分享这些新服务项目和新产品。当然，你完全可以配合使用展览会为你提供的展商专用请柬。
人们决定参加某个贸易展览会的一个原因，是因为他们收到了参展公司或它们的销售代理发出的请柬。要与那些真正感兴趣的潜在客户分享信息，而不是把大量的请柬送给那些你希望会对你的新产品或服务感兴趣的人。有人建议应该把25%的展览资金花在发请柬上。
一家市场分析公司对贸易展览会作过多次调查，认为在展览会开展前应打电话邀请对方。比方可以说：“今年的展览会对我们公司来说非同寻常，请到会来看望我们。”这是一个机会，请用你准备好的新计划和新产品去测试市场。什么才是在较短的时间内向千万人介绍你的产品和服务的较佳时机？贸易展览会就是较佳时机。
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